Culturele organisaties

Even totaal overdonderd. Dat was het effect van de mededeling op 12 maart jl. dat alle evenementen met 100 of meer bezoekers wegens het Coronavirus geen doorgang meer konden vinden. Voor de theatersector was het gevolg dat alle voorstellingen voor die avond en de komende weken geannuleerd of verplaatst moesten worden. Dat gold ook voor de voorstellingen waar ik bij was betrokken.

Door de aanhoudende onzekerheid van het virus en de maatregelen ontstond een onrust bij mij. Wat was het gevolg voor de korte en lange termijn, wat waren de risico’s, zowel financieel en voor alle betrokkenen persoonlijk, hoe kunnen we anticiperen? Veel was onduidelijk en hing in grote mate af van de partijen met wie we samenwerken.

Om in de storm een houvast te creëren maakte ik scenario’s. Deze scenario’s zouden vooral blootleggen wat de financiële risico’s en mogelijkheden zijn. Het zorgde er ook voor dat de verschillende situaties met elkaar vergeleken konden worden.

Hierbij deel ik graag wat tips voor het maken van zo’n scenario.

Tip 1. Werk in extremen

Ga uit van de meest positieve situatie en van de meest negatieve situatie. Kleine nuances kunnen altijd later worden aangevuld. Door deze twee extremen tegenover elkaar te zetten kan je eenvoudig zien wat het uiterste verlies en de hoogst haalbare winst zou kunnen zijn. Het is een indicatie om helder te krijgen welk risico je loopt. Een positief en negatief risico.

Tip 2. Blijf realistisch

Probeer de kosten en inkomsten te onderbouwen met aantallen. Aantallen voor kaartverkoop, uren voor productie en marketingkosten in hoeveelheden. Voor het maken van een scenario heb je een bepaalde fantasie en visualisatie nodig. Maak het niet te onrealistisch, anders verliest het hulpmiddel zijn waarde.

Tip 3. Houd het bij maximaal drie scenario’s

Als je eenmaal bezig bent met het maken van scenario’s, bedenk je wellicht meerdere varianten van een specifieke situatie. Andere mogelijkheden die je ziet en nog niet hebt mee berekend. Bij te veel scenario’s waaruit gekozen moet worden, gaat de functie verloren. De tegenstellingen zijn niet meer scherp en een keuze maken wordt lastiger. Slechts een negatief, een break-even en een positief scenario zouden je een bepaalde kant op moeten duwen. Wil je daarna de nuances toevoegen, kies dan één scenario en schrijf daar weer maximaal drie varianten op.

Tip 4. Highlight de posten die onderhandelbaar zijn

Een flexibiliteit in de begroting is prettig. Elke begroting heeft vaste kosten en variabele kosten. De inkomstenstroom is vaak de onzekere factor en daar kan je niet altijd op varen. De kosten zijn vaak wel bekend en daardoor tastbaar. Het uitlichten van de posten die onderhandelbaar zijn of waarvoor de kosten eenvoudig aan te passen zijn, helpt inzicht te geven in de speelruimte.

Tip 5. Staar je niet blind op de scenario’s

De laatste tip is dat alle scenario’s niet in steen gehouwen zijn. Het is een hulpmiddel om een gewogen beslissing te kunnen maken. Staar je niet blind op de “what if” en “als dan”. Zodra meer duidelijkheid heerst of een keuze gemaakt is, hebben de andere scenario’s geen nut meer.

Hopelijk geeft jou dit wat handvatten in tijden van onzekerheid. Het hielp mij en mocht je willen overleggen, dan ben ik uiteraard graag bereikbaar.